Report Presentation - Cara Membuat Sebuah Laporan Presentasi Dengan Baik

What is Report Presentation ?

Sebuah laporan secara umum menunjukan pada sebuah dokumen yang mempersembahkan informasi yang spesifik seringkas mungkin kepada pembaca atau peserta tertentu. Sebuah laporan sering digunakan untuk mengkomunikasikan sebuah projek atau investigasi, misal investigasi terhadap pegawai. Ada begitu banyak jenis laporan sesuai dengan konteks dan fungsinya, seperti laporan bisnis, sains, akademik, dsb. 

Laporan adalah sebuah penyataan untuk menjelaskan penemuan sebuah penelitian. Laporan biasanya hasil rangkuman secara formal dari sebuah investigasi ataupun observasi. Laporan dapat di buat singkat, hanya satu halaman, atau bisa dalam bentuk yang sangat panjang.

Saat anda diminta untuk menuliskan sebuah laporan, anda biasa nya akan diberikan sebuah contoh laporan singkat yang menyediakan instruksi dan petunjuk bagi anda. Ringkasan laporan bisa menjadi garis besar yang ditujukan dari tujuan, audiens dan masalah atau isu bersamaan permintaan khusus secara format maupun susunannya.

Petunjuk ini memberikan pengenalan secara umum bagi penulisan laporan, juga pastikan untuk mencatat petunujuk khusus yang diberikan oleh bagian atau departemen anda.

Menulis laporan sederhana

A. Preparation and Planning

Pertama, anda harus meluangkan waktu untuk menyiapkan dan merencanakan laporan. Sebelum anda mulai menyusun,bedakan kelompok peserta dan pembaca nya. Laporan anda harus ditulis sesuai kebutuhan dan keinginan pembaca.   

Kebanyakan laporan resmi sering ditulis oleh pihak ketiga. Para pembaca dari laporan ini utamanya tertarik pada data-data yang telah dikumpulkan. Pada laporan tersebut tidak menggunakan bentuk kata-kata ganti personal seperti dengan kata saya, kamu dan bentuk kata ganti personal lainnya dengan tujuan untuk mengurangi penilaian objektif pribadi yang berhubungan dengan opini atau pendapat. 

Saat menyiapkan laporan, anda harus menanyakan pada diri anda terlebih dahulu beberapa pertanyaan untuk memahami lebih baik tujuan pembuatan laporan.

Beberapa pertanyaan yang meliputi :

1. Siapa pembaca anda ?

2. Apa tujuan dari laporan tersebut dan mengapa di butuhkan ?

3. Apa informasi penting yang harus ada di dalam laporan?

Penulis laporan yang baik lebih memilih pada pernyataan sederhana  daripada pernyataan berlebihan. Sebagai contoh dalam  mempersembahkan kesimpulan dan rekomendasi nya, Ia tidak akan mengatakan :

"Obviously, the fact show clearly that we should reorganize the sales promotion department."

 "Tentu saja, fakta secara jelas menunjukan bahwa kita sebaiknya mengatur ulang bagian promosi penjualan."

Sebagai gantinya, ia akan mengatakan :

"On the basis of the findings, consideration of a reorganization of the sales promotion department would seem desirable."

 

"Atas dasar temuan, pertimbangan reorganisasi departemen promosi penjualan akan tampak diinginkan."

 

Penulis laporan yang baik tidak akan mengatakan.

In my opinion, supervisors are not giving adequate time to the training of workers in their departments.

Menurut saya, supervisor tidak memberikan waktu yang cukup untuk pelatihan pekerja di departemennya.

Sebagai gantinya, ia akan mengatakan :

"Some of the workers appear to lack adequate training, and the supervisors may find the setting up of special classes for these workers to be a very worthwhile project."

Beberapa pekerja tampaknya kurang mendapatkan pelatihan yang memadai, dan pengawas mungkin menganggap pengaturan kelas khusus untuk pekerja ini sebagai proyek yang sangat berharga.

Penulis laporan resmi harus memandang diri nya sendiri sebagai seorang reporter ( pemberi laporan ) yang tidak berpihak ke siapapun. Semakin ia mendekati faktanya akan semakin objektif lah ia dalam melaporkannya. Semakin bernilai pula bagi pihak yang berperan sebagai pengambil keputusan.

B. Main section

Untuk menjaga laporan anda tertata dengan baik dan mudah dipahami, ada format yang jelas untuk di ikuti :

1. Title ( Judul )

2. Table of Contents ( Daftar Isi )

3. Summary of Abstract ( Ringkasan laporan )

4. Introduction or Background (Perkenalan atau latar belakang)

5. Main body of report (Kerangka Utama laporan)

6. Conclusion : Recomendations ( Kesimpulan : Rekomendasi )

7. References ( Referensi )

8. Appendices ( Lampiran )

Dan ada beberapa items yang kamu harus tahu saat kamu mempersembahkan laporan :

1. Greetings  ( Menyapa )

   Jika anda ingin menyapa seseorang atau audiens, anda bisa menyampaikan seperti berikut :

a. Good morning, ladies and gentlemen.  Selamat pagi, Ibu-ibu dan bapak-bapak.

b. Good afternoon, everybody.  Selamat sore (siang), semua.

c. Good evening my teacher, friends and audience.  Thank you very much for giving me this opportunity. 

Selamat malam guruku, teman-teman dan para hadirin. Terima kasih banyak atas kesempatan yang diberikan pada saya.

2. Introducing the report ( memperkenalkan laporan )

Untuk memperkenalkan laporan, yang berarti anda harus menyampaikan nya seperti berikut ini :

a. I would like to start by .....

     Saya ingin memulai dengan ..........

b. Today, I would like to present our presentation about the report of .....

     Hari ini, Saya ingin mempersembahkan presentasi kami tentang laporan tentang ........

c. First of all .....

      Yang pertama ......

3. Analyzing a Point and Giving the Recommendation ( Menganalisa inti laporan dan memberikan rekomendasi ).

Hal ini berarti bahwa kamu lebih memahami apa yang akan disampaikan, ucapannya sebagai berikut ini :

a. Let's consider this is more detail about ........ Mari kita pertimbangkan hal ini dengan lebih rinci mengenai ......

b. Let's we talk about the ....... Mari kita bicarakan mengenai .....

4. Giving an Example

  Untuk membuat peserta dan orang-orang lebih tertarik, anda harus memberikan contoh-contoh sebagai berikut :

a. As an illustration ........ Sebagai ilustrasi ...................

b. Look at the example ......  Perhatikan contoh ........

c. It is an example ...... Ini adalah sebuah contoh ......

d. I'd like to give you some examples ......... Saya ingin membeikan anda beberapa contoh .......

5. Dealing with the Discussion

    Kita berikan waktu dan tempat kepada para peserta untuk menanyakan tentang kesulitan perihal atau kesalah pahaman tentang laporan . Kita bisa menggunakan pernyataan berikut :

a. We give you a chance to ask about our presentation.

     Kami berikan anda kesempatan untuk menanyakan tentang presentasi kami.  

b. Let's have a discussion.     Mari kita diskusikan.

c. We've come to a nice part of this presentation, the questions and answers.

   Kita masuk kedalam bagian penting dari presentasi ini, pertanyaan dan jawaban.

6. Summarizing and Concluding ( Ringkasan dan kesimpulan ).

Untuk mengakhiri laporan, anda harus memiliki catatan tentang ringkasan sederhana, yaitu pertanyaan dari para peserta.

a. Let me tell you about the conclusion of this report.    Izinkan saya sampaikan pada anda tentang kesimpulan dari laporan ini.

b. Finally, this is the conclusion of the report.  Akhirnya, ini lah kesimpulan dari laporan nya.

Baca Juga